Etätyö tuo tehoa ja iloa

Etätyö ei ole uusi keksintö, mutta koronakevät rysäytti monen suomalaisen työnantajan ja työntekijän kertaheitolla toisenlaiseen todellisuuteen. Informaatioteknologian kehitys on vauhdittanut etätyötä ja siitä puhumista 90-luvulta lähtien. Etätyön yleistyminen on silti ollut yllättävän hidasta, mikä johtuu kulttuurisista ja työn järjestämiseen liittyvistä syistä – etenkin luottamuksen puutteesta. Nyt kun etätyötä on pakon edessä jouduttu kokeilemaan sellaisillakin työpaikoilla, joissa se ei tähän asti ole ollut sallittua, on huomattu, ettei maailma kaatunutkaan.

Etätyön haasteita ovat mm. sosiaalisen vuorovaikutuksen puutteesta johtuva yksinäisyys, tekniset ongelmat, työn ja vapaa-ajan sekoittuminen ja työyhteisön keskinäisen luottamuksen ylläpito. Hyvät puoletkin ovat selvät: etätyö parantaa tutkitusti tuottavuutta jopa 13 %, ilmasto kiittää ja työn ja perheen yhdistäminen on sujuvampaa. Kun nykyinen työaikalaki vielä antaa laajat mahdollisuudet organisoida arkea, olemme ison mahdollisuuden edessä. Tuetaan siis etätyötä – myös koronan jälkeen!

1. Työkalut ja tekniikka haltuun!

Älä lannistu tekniikan alle. Teknisiä ongelmia on jokaisella, myös guruilla ja konkareilla. Jos Zoomin asetukset ihmetyttävät tai kahden näytön käyttämiseen ei tunnu tulevan tolkkua, pyydä osaavaa kaveriasi jakamaan oman näyttönsä ja neuvomaan mistä kohtaa pitää klikata. Monella työpaikalla on jo organisoitu tukiryhmiä ja etäklinikoita tekniikkapulmiin – työkaveria ei pidä jättää.

Sopikaa työpaikan käytännöistä. Mitä välinettä tai kanavaa käytetään mihinkin tarkoitukseen, kahdenvälisiin puheluihin, kokouksiin, ryhmätöihin?

Varustele työpiste. Kaikilla ei ole valmiina fiiniä kotitoimistoa, mutta komerosta tai nurkkauksestakin saa kelvollisen etätyöpisteen. Välillä voi lojua sohvannurkassakin, mutta ei sieltä jatkuvasti töitä tehdä. Mallia voi ottaa elokuvista: lavasta työpisteesi niin, että itsekin uskot siihen. Hoida itsellesi kunnollinen työtuoli tai istumapallo, ulkoinen näyttö, webkamera ja kuulokemikrofoni.

2. Aseta ja hallitse odotuksia!

Jos odotuksista ei puhuta, syntyy oletuksia. On hyvä vetää rajoja ja tehdä ne näkyviksi sekä itselleen, perheelleen että työkavereilleen. Esihenkilösi voi toimia yhdellä tavalla ja olettaa sinun toimivan toisella. Kukaan ei kuitenkaan voi ulkoapäin määritellä, miten juuri sinun arkesi toimii, mutta keinoja ovat esimerkiksi nämä.

• Teeskentele, ettet olekaan etänä, vaan toimistolla. Sulje työhuoneen ovi (jos sellainen on).
• Sotkuiset kaapit ja roikkuvat jalkalistat voivat viedä mennessään. Älä ryhdy lajittelemaan pyykkiä tai rakentamaan terassia kesken päivän – tai älä ainakaan unohdu kyseiseen puuhaan niin, että ajantaju menee.
• Pidä kunnon taukoja. Syö lounasta, vie koira ulos, heittele lasten kanssa frisbeetä.
• Aseta itsellesi aikataulut. Kerro perheellesi, milloin olet töissä.
• Pidä huolta työajoista, mutta määrittele ne tilanteesi mukaan. Älä tarkista sähköpostia myöhään illalla tai aamuvarhaisella, äläkä tee ylitöitä enemmän kuin toimistopäivinäkään. Kenelläkään ei ole velvollisuutta olla aina tavoitettavissa

3. Viesti ja pidä yhteyttä!

Varo, ettet vaivu etäpimentoon. Kun kasvokkaiset ja satunnaiset kohtaamiset puuttuvat, luottamuksen ja yhteenkuuluvuuden rakentaminen on työläämpää ja toisenlaista. Se onnistuu myös sähköisissä kanavissa ja etäyhteyden päästä, mutta ei itsestään.

Yhteyden säilyttäminen tapahtuu viestimällä enemmän – ja paremmin.

• Käytä viestikanavia myös sosiaaliseen kanssakäymiseen ja jutusteluun. Kokousten yhteyteen voi varata aikaa höpöttelylle. Etäkahvitauot ovat jo monilla käytössä, mutta kokeilkaa myös etäjumppaa, afterworkia tai pelisessioita.
• Jatka (tai aloita) säännöllisiä 1+1-keskusteluita esihenkilösi tai alaistesi kanssa (tai ryhdy pitämään sellaisia). On tärkeää tietää, mitä kuuluu ja missä mennään.
• Hyödynnä viestintäalustojen tilamerkintää: ilmaise milloin olet tavoitettavissa ja milloin et. Jos tarvitset hiljaista keskittymistä, tee se selväksi sekä tiimillesi että perheellesi.
• Käytä videoyhteyttä lyhyissäkin kokouksissa. Etäkokoukset ovat erityisen kuormittavia, jos puhuu mykille nimikirjaimille eikä ihmiskasvoille. Jos yhteys on huono, sopikaa että videota pidetään päällä edes tapaamisen alussa ja lopussa. Jos sotkuinen kotinäkymä selkäsi takana harmittaa, lataa videosovellukseesi virtuaalitausta.

Onko uusi normaali normaalia?

Jos ensimmäinen kosketuksesi etätöihin on syntynyt korona-aikana, et ole välttämättä nähnyt etätyön parhaita puolia. Kaistanleveydestä on voinut olla pulaa, taaperoa on pitänyt viihdyttää samalla kun yrittää kuunnella kokousta, ja etäkoululainen on tarvinnut apua. Yksineläjästä taas on voinut tuntua siltä, että hukkuu virtuaalitodellisuuteen viinipullon ja Netflixin välitilaan. Normaalioloissa etätyö on huomattavasti hallittavampaa, joten ei kannata heittää läppäriä kaivoon, vaikka nyt tuntuisikin siltä että kesän jälkeen aikoo viettää toimistolla myös yöt. Etätyön hyödyt ovat selvät niin yksilön, työpaikan kuin yhteiskunnankin tasolla, joten haasteet kannattaa tunnistaa ja taklata. Tähän tarvitaan työnantajien ja työntekijöiden yhteistyötä: nyt on oikea aika toimia.

Kirjoittaja
Laura Mänki
FM, viestintävalmentaja, viestintäkonsultti

Laura on ammattikiinnostuja, joka innostuu ihmisistä, ideoista, yhteisöistä ja oppimisesta. Lauran tausta on kulttuurin- ja kielentutkimuksessa sekä tietojenkäsittelytieteessä, ja hänellä on vankka käytännön kokemus pk-yritysten, työntekijöiden ja johtajien arkisista viestintähaasteista.