1 Rekisterinpitäjä
Educo Valmennustalo Oy
y-tunnus: 2639995-3
Juhana Herttuan puistokatu 21, 20100 Turku
puh. 02 2828 511
info@educo.fi
2 Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
puh. 02 2828 511
info@educo.fi
3 Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaavana Educo Valmennustalossa toimii Janne Annunen.
4 Rekisterin nimi
Tämä tietosuojaseloste kattaa kaikki Educo Valmennustalon rekisterit, joissa henkilötietoja käsitellään. Näitä rekistereitä ovat asiakas-, markkinointi- ja opiskelijarekisterit.
5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Educo Valmennustalossa henkilötietojen käsittely koskee asiakas- ja sidosryhmätietojen, opiskelijatietojen, koulutusten ja valmennusten toteutukseen ja hallintaan liittyvien tietojen sekä markkinointitietojen hallintaa.
Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Yrityksellämme on oikeus harjoittaa markkinointia.
Rekistereihin kerätään tietoja seuraavilla tavoilla:
asiakkaiden ja sidosryhmien lähteistä
rekisteröidyiltä itseltään julkisista lähteistä, kuten yritysten yhteystiedoista www-sivuilta tai osoiterekistereistä
ostettuna ulkopuolisista rekistereistä
Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu sopimuskumppaneille tilanteissa, joissa tarvitaan palveluja, joita Educo Valmennustalo ei itse järjestä. Ulkoistettuja sopimuskumppaneita käytetään mm. kyselyiden ja tutkimusten toteutukseen sekä sähköisen opiskeluympäristön ylläpitoon. Ulkoistetun henkilötietojen käsittelyn asianmukaisuus on varmistettu kirjallisin sopimuksin.
Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.
6 Rekisterin tietosisältö
Henkilötietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun yhteyteen Educoon. Rekisterit pitävät sisällään Educo Valmennustalon asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja, joita ovat etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asema organisaatiossa, asiakkuuden hoitoon ja opiskeluun liittyvät tiedot sekä muut asiakassuhteeseen tai markkinointiin liittyvät tiedot.
7 Rekisterin tietolähteet
Rekisterien tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään (asiakkaat, opiskelijat, sidosryhmät), kertaluontoisesti markkinointikäyttöön ostettuna ulkopuolisista rekistereistä tai julkisista lähteistä, kuten osoiterekistereistä tai organisaatioiden yhteystiedoista www-sivuilta.
8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tarvittavia asiakastietoja voidaan luovuttaa laillisiin käyttötarkoituksiin viranomaisille. Koulutuksissa opiskelevien tietoja voidaan luovuttaa kumppanina toimivalle kouluttajalle, oppilaitokselle ja oppisopimustoimistolle sekä koulutuksen rahoitukseen osallistuvalle viranomaiselle, kuten työvoimaviranomaisille.
Educo Valmennustalo luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää yritystä toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Educo Valmennustaloa luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon yrityksen hallussa olevasta tietokannasta.
Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin.
9 Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin EU-/ETA-alueen ulkopuolelta, kuten Yhdysvalloista. Huolehdimme siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen siirtämiselle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa Yhdysvaltojen osalta Euroopan komission hyväksymä Privacy Shield-järjestely, mikä takaa tietojen lainmukaisen käsittelyn.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Educo Valmennustalo ottaa huomioon henkilörekisterien suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset. Kaikki rekisterit sijaitsevat verkkopalveluissa. Rekisterit on talletettu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuun tietokantaan, johon on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus. Jokaisella rekisterin käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Tietokoneet, joilla rekistereitä käytetään, on suojattu salasanoin.
Rekistereitä käytetään Educo Valmennustalon määrittelemillä henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla, joita on määritelty erilaisille tasoille riippuen työntekijän työtehtävistä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joiden hoitamista varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.
Osa henkilötiedoista, kuten sopimukset ja opiskelijoiden läsnäolotiedot säilytetään myös manuaalisesti. Manuaalisesti tallennettavia tietoja säilytetään lukituissa kaapeissa, joihin on pääsy kontrolloidun avainhallinnan kautta. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla.
Tietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tarpeen. Lainsäädännöllisistä velvoitteista johtuen joitakin tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pidempään, tällöinkin kuitenkin vain lain edellyttämän ajan. Tällaisia tietoja ovat mm. kirjanpidolliset tai opintoihin liittyvät tiedot.
11 Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavaan osoitteeseen:
info@educo.fi
tai
Educo Valmennustalo
Juhana Herttuan puistokatu 21, 20100 Turku
Varaudu todentamaan henkilöllisyytesi tarvittaessa kuvallisella henkilötodistuksella.
12 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä.
13 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä.
14 Tietojen poistaminen ja säilytysaika
Educo Valmennustalo poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsittelylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii yritystä poistamaan häntä koskevat tiedot. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Educo Valmennustaloa säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
15 Tietosuojaselosteen hyväksyntä
Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 16.1.2023.