— Aivotyö, Blogi
Aivotyön johtamisessa tarvitaan kognitiivista ergonomiaa. Jotta yhteistä aivotyötä voi johtaa, pitää olla selvillä siitä, millaisia aivotyön tehtäviä ja tilanteita arjen työssä kohdataan. Koska nykyajan aivotyötä tehdään yhdessä, myös työn kehittämistä tulee tehdä yhdessä.
Kun työtä tehdään käsillä, tulos alkaa näkyä jo työtä tehdessä rakentuen yhä hiotummaksi ja yksityiskohtaisemmaksi. Sen sijaan korvien välissä tehtävä työ voi näyttäytyä pelkkänä näpyttelynä tai kliksutteluna, ja lopputuloksen taustalla oleva tekeminen, ponnistelu ja käytetty aika voi jäädä täysin näkymättömiin.
Kun työn tulos rakentuu liukuhihnalla, prosessi on tarkasti määritelty ja konkreettisesti esillä, joten hukkatyö on helpompi huomata kuin tiedon kanssa työskennellessä. Yhteistä aivotyötä taasen tehdään monenlaisilla näkymättömillä tavoilla, jolloin työn hyvät käytännöt eivät ole ilmeisiä. Silloin voi jäädä huomaamatta, millaista kitkaa ja hävikkiä työn tekemiseen liittyy.
Jotta aivotyötä voi johtaa, on tärkeä saada näkyviin työn luonne ja hukkatyötä synnyttävät olosuhteet.
Ergonomia on työn tiedettä, jossa tarkoituksena on kehittää työn tekemisen käytäntöjä ja suunnitella työtä ja työn olosuhteita ennakoivasti. Ergonomian tavoitteena on, että työt sujuvat, työ on tuloksellista ja organisaation tavoitteet toteutuvat. Ergonomialla parannetaan toimintatapoja ja olosuhteita, mikä on suoraan yhteydessä työn tuottavuuteen ja työturvallisuuteen. Ergonomian laaja tietämys ihmisen suorituskyvyn rajoista auttaa suunnittelemaan ja kehittämään myös työelämän uudet tilanteet ja tehtävät sellaisiksi, että hyvä työtulos on ihmiselle mahdollinen ja työkyky säilyy.
Tämän päivän työssä tarvitaan kognitiivista ergonomiaa
Tämän päivän ja tulevaisuuden ergonomian ydin ei ole monelle tuttua työtuolien ja -pöytien säätämistä, vaan yhteisen aivotyön sujuvoittamista. Alalla kuin alalla työssä on yhä enemmän kognitiivisia vaatimuksia eli tiedolla työskentelyä, ajatustyötä ja uusien tietojen ja taitojen oppimista.
Työtä tehdään lukuisilla eri laitteilla, tietojärjestelmillä ja sovelluksilla ja yhä enemmän tekoälyn ja robottien kanssa yhteistyössä. Aivotyön johtamisessa tarvitaankin kognitiivista ergonomiaa, jolla voidaan kehittää ja sujuvoittaa tiedolla työskentelyä. Aivotyön tilannekuvan seuraaminen tekee johdolle näkyväksi myös muutokset siinä, mikä on oman organisaation aivotyössä yleistä, mikä aivotyössä kuormittaa ja syö tulosta ja hyvinvointia ja mikä puolestaan innostaa ja on tärkeä voimavara työssä.
Aivotyössä on monenlaisia tilanteita
Aivotyötä on monenlaista ja eri työtehtävissä ja rooleissa korostuvat erilaiset työn vaatimukset. Jotta yhteistä aivotyötä voi johtaa, pitää olla selvillä siitä, millaisia aivotyön tehtäviä ja tilanteita työntekijät kohtaavat arjen työssä ja miten niiden sujumista voisi parhaiten edistää.
Kaikissa töissä tarvitaan tiedonkäsittelyn perustoimintoja, mutta se vaihtelee, missä määrin työt vaativat vaikkapa kirjoittamista, etäisyyksien hahmottamista, käden ja silmän yhteistyötä tai tarkkaa ja systemaattista työskentelyä. Myös aivotyön tehtävät ja tilanteet vaihtelevat ja eri työrooleissa voivat korostua esimerkiksi yksityiskohtien tarkka muistaminen, laajojen kokonaisuuksien hahmottaminen, vaihtoehtoisten ratkaisuiden löytäminen tai vieraalla kielellä toimiminen. Näille erilaisille tehtäville tarvitaan omanlaiset työvälineet ja olosuhteet, jotta töitä voi tehdä sujuvasti.
Aivotyön sujuvuutta voi parantaa
Aivotyössä hukkaa ja hävikkiä syntyy, kun työssä on esimerkiksi turhia keskeytyksiä, kohtuutonta muistikuormaa tai tietoon liittyviä epäselvyyksiä. Jos aivotyön olosuhteissa on paljon ongelmia, hävikkiä voidaan vähentää korjaamalla työtä. Yleisimmin työpaikoilla sovitaan keinoista, joilla karsitaan turhia häiriöitä ja keskeytyksiä tai selvennetään epäselviä tai ristiriitaisia ohjeita ja käytäntöjä.
Aivotyön hukkaa ja hävikkiä voi vähentää myös sellaisilla kognitiivisen ergonomian ratkaisuilla, jotka auttavat tiedolla työskentelyä. Töiden sujumista voi edistää helpottamalla asioiden huomaamista, vähentämällä muistikuormaa muistamisen apuvälineitä, estämällä unohtamista hyvillä dokumentointikäytännöillä sekä käyttämällä tehokkaimpia oppimisen keinoja ja päätöksenteon apuvälineitä.
Koska nykyajan aivotyötä tehdään yhdessä, myös työn kehittämistä tulee tehdä yhdessä. Yhteinen työ ei parane yksilötason ratkaisuilla vaan kehittämällä yhdessä työ käytäntöjä ja noudattamalla sovittuja toimintatapoja. Työntekijöillä on paras näkymä siihen, mikä työn arjessa sujuvoittaa tai hankaloittaa tekemistä. Johto voi antaa aikaa arjen työn kehittämiseen ja rakentaa organisaatioon prosesseja, jotka tukevat sujuvaa ja terveellistä työtä. Johdolla on myös mahdollisuus hankkia laaja tilannekuva oman organisaation aivotyöstä ja näin seurata asioiden edistymistä. Johdolla on myös näkymä siihen, onnistutaanko organisoimaan aivotyön erilaisia ja moninaisia tehtäviä.
Työn tekemistä tulee kehittää jatkuvasti
Aivotyön tilannekuvaa kannattaa seurata organisaatiotasolla säännöllisesti ja ennakoiden alalla tapahtuvien muutosten vaikutus työn arkeen. Aivotyön erilaiset vaatimukset ja olosuhteet voivat lisääntyä tai vähentyä myös organisaatiossa tapahtuvien muutosten myötä tai kehittämistoimenpiteiden tuloksena. Ergonomia on jatkuvaa työn suunnittelua ja parantamista, joka huomioi muuttuvat tilanteet.
Vaikka ergonomian tavoitteena on tuottava työ, sen keinot ovat ihmisen mittaisia. Työpaikalla kannattaa etsiä keinoja helpottaa yhteisen työn arkea, silloin myös työtyytyväisyys ja hyvinvointi kohenevat. Töitä on mukavampi tehdä, kun asiat sujuvat ja turhaa kuormaa saadaan karsittua.
Aivotyössä yleisiä, innostavia ja kuormittavia tekijöitä voi tarkastella yli 11.000 vastaajan Aivotyökyselyaineistossa Työterveyslaitoksen työelämätieto.fi -alustalla:
https://työelämätieto.fi/#/fi/dashboards/brainwork
https://työelämätieto.fi/#/fi/articles/analysisBrainwork
Lisätietoa aivotyöstä Työterveyslaitoksen sivustolla.
Virpi Kalakoski
Psykologian tohtori, tutkimuspäällikkö, Työterveyslaitos
Virpi Kalakoski oli 17.5.2021 Hyvä, paha johtaminen -podcastin vieraana Nina Lyytisen kanssa. Kuuntele: Aivotyön johtaminen.