Sota etätyöapatiaa vastaan

Olen jo pitkään puhunut, kirjoittanut ja kouluttanut turhan tärkeyden eli epävirallisen työyhteisöviestinnän puolesta. Vuosi sitten kirjoitin aiheesta blogiin – vähänpä osasin aavistaa, miten aiheen merkitys korostuisi muutamassa kuukaudessa. Viimeisen puolen vuoden aikana en ole välillä tiennyt, pitäisikö itkeä vai nauraa, kun lempiaiheeni on noussut keskiöön mitä moninaisimmilla työpaikoilla. Valitsen silti ilonkyyneleet: uskon ja luotan siihen, että etä- ja läsnätyön yhdistäminen ja epävirallinen viestintä ovat nousseet pysyvästi suomalaisten työpaikkojen tärkeiden asioiden listalle.

Aluksi pikakertaus siitä, mistä oikein puhumme, kun puhumme epävirallisesta viestinnästä. Se on sitä kaikkea, mitä kasvokkaisissa vuorovaikutustilanteissa syntyy edes jossakin määrin itsestään: kahvihuoneissa, käytävillä, lounaalla, työpäivän jälkeisillä lasillisilla. Toki myös juhlissa ja tyky-päivissä, mutta ensisijaisesti epävirallinen työyhteisöviestintä asettuu pieninä murusina pitkin päivää itse kunkin arkeen, kun tervehditään työkaveria, jutellaan urheilusta tai vitsaillaan kahvipöydässä. Osa epävirallisesta viestinnästä liittyy suoremmin itse työhön, kuten kollegan työtehtävässä onnistumisen kehaisu tai iloitseminen hyvin menneestä asiakastapaamisesta, mutta se kattaa kaikenlaisen ei-välttämättömän jutustelun ja yhteydenpidon.

Mutta kuten moni on viime kuukausina huomannut, sen ei-välttämättömän puuttuminen tekee äkkiä työpäivästä yksinäisen ja uuvuttavan. Jos kaikissa kohtaamisissa mennään suoraan asiaan ja yhteydenpito rajoittuu pelkkään työnteon kannalta olennaiseen, jää valtavasti vuorovaikutusta tapahtumatta. Vuorovaikutusta, jota tarvitaan – yllätys, yllätys – myös sen asia-asian perillemenoon ja välttämättömän tapahtumiseen. Kun luomme ja ylläpidämme keskusteluyhteyksiä, rakennamme luottamusta ja empatiaa yhteisen jutustelun, huumorin ja kuulumisten vaihtamisen kautta, palvelemme myös organisaation perustehtävää. Ihmisenä oleminen ei voi rajoittua pelkkään datansiirtoon: meillä on perustarve tulla nähdyiksi ja kuulluiksi ihmisinä, eikä rattaina tai resursseina.

Onks pakko jos ei haluu?

Miten epävirallista vuorovaikutusta ja viestintää sitten voi tukea? Kahvihetket ja jumppatuokiot ovat tulleet monille jo tutuiksi, samoin esimerkiksi etäläksiäiset tai työpäivän jälkeen järjestettävät työporukan yhteiset pelisessiot ja virtuaalidrinkit. Samalla näihinkin on jo tullut turtumusta: mitä jos kahveille ilmaantuvat aina samat naamat, ja osa porukkaa on vain hävinnyt kulisseihin? Miten houkutella ne loputkin mukaan?

On tosiasia, että toista ihmistä ei voi motivoida: vain itseään voi. Muita voi kannustaa, rohkaista, innostaa ja tukea – mutta silloinkaan lopputuloksesta ei ole takeita. Jos ihmiset oikeasti halutaan saada tekemään jotakin organisaation kannalta suotavaa ja toivottavaa, pitää olla sekä vetoa että työntöä. Halu pitää lähteä itsestä: what’s in it for me? Miksi osallistuisin?

Osallistumattomuudelle voi olla monta syytä. Yksi voi olla se, että vaikka aika, paikka ja tila yhteiselle jutustelulle on luotu, tekemättömien töiden ja tehokkuuden vaatimukset – olivat ne sitten ylhäältä päin asetettuja tai itse määriteltyjä – käytännössä estävät osallistumisen. “Tulen ellei ole mitään muuta tekemistä” tai “eiks noilla oo mitään oikeita töitä kun roikkumiseen on aikaa” -ajattelu vie äkkiä mehut ja innon. Tähän ei auta mikään muu kuin epävirallisen kanssakäymisen tärkeyden esiin tuominen ja esimerkin näyttäminen, erityisesti esihenkilöillä ja johdossa. Jos se on tärkeää, näytä se itse.

Esihenkilöiden kannattaa myös olla herkällä korvalla luotaamassa tiiminsä tuntemuksia: kuormittuminen näkyy vielä vähemmän, kun ei tavata kasvokkain. Vaikka telepatia onkin helppo, halpa ja kenen tahansa opittavissa oleva viestintätaito, sen huono puoli on toimimattomuus: ajatustenluku ei onnistu toimistolla eikä etänä. Etäviestintä jää helposti köyhäksi ja yksiulotteiseksi, eikä toisten mielialoja pysty tulkitsemaan samalla tavalla kuin kasvokkain. Säännöllinen kahdenkeskinen yhteydenpito ja molemminpuolinen palaute on tärkeää.

Sovittujen kahvihetkien ohella kannattaa kokeilla myös yksinkertaisesti kameroiden pitämistä päällä työnteon aikana esimerkiksi osan päivää, ilman mitään erityistä ohjelmaa: ihan kuin oltaisiin samassa tilassa. Jos syntyy juttelua, sitten syntyy. Ellei, niin sitten ei – mutta mahdollisuus on olemassa. Toisille porukoille taas toimii luontevammin chatti: se, että pitkin päivää ollaan vapaamuotoisesti yhteydessä matalalla kynnyksellä, ei vain työtyö-asia-asioissa. Tässäkin esimerkin voima on valtava: kiinnostaako, onko tärkeää? Halutaanko keskustelua?

Pitää myös muistaa, että kaikki työyhteisön jäsenet eivät kaipaa jatkuvaa yhteydenpitoa ja epävirallista jutustelua samalla tavalla. Introverteille ja neuroepätyypillisille voi olla helpotus, kun ei tarvitse keksiä tekosyitä olla osallistumatta kimppalounaille tai afterworkeille.

Tee edes nämä!

Avointen, yhteisten työskentelyalustojen kautta saavutettava läpinäkyvyys ja läpikuultavuus vain korostuvat, kun toisten tiimien tai osastojen ihmisiä ei tavata edes hississä tai kanttiinissa. Satunnainenkin silmäilijä pääsee jyvälle toisten tekemisistä, kun jokaista kanavaa ja ryhmää ei ole suljettu yksityiseksi. Samalla voi napata ideoita – tai antaa niitä.

4 +1 -työkalupakki etäapatiaa vastaan:

• Pitäkää palavereissa kamerat päällä!
• Varatkaa ennen viikkopalaveria 15 minuuttia vapaamuotoiselle juttelulle!
• Perustakaa oma kanava myös hölinälle ja kissavideoille!
• Muistakaa keskinäisen kehumisen kerho: nosta itseä, kehu kollegaa!
• Ja bonuksena 5: aloittakaa kiertävät ystäväkirjakysymykset tai kokeilkaa mä en oo koskaan -peliä Slackissa / Teamsissa / mikä parhaiten porukan tavoittaa. Työkavereista voi paljastua ihan uusia puolia!

Kirjoittaja on kuluneen vuorokauden aikana käynyt 5 eri Slack-alustalla ja yrittänyt parhaansa mukaan elää kuten opettaa.

Teksti on julkaistu aiemmin LinkedInissä.

Laura Mänki
FM, viestintävalmentaja, viestintäkonsultti

Laura on ammattikiinnostuja, joka innostuu ihmisistä, ideoista, yhteisöistä ja oppimisesta. Lauran tausta on kulttuurin- ja kielentutkimuksessa sekä tietojenkäsittelytieteessä, ja hänellä on vankka käytännön kokemus pk-yritysten, työntekijöiden ja johtajien arkisista viestintähaasteista.

Tutustu työyhteisön viestinnän kehittämisen palveluihimme.
Lue myös blogiteksti Etätyö tuo tehoa ja iloa.