— Referenssi
Kolmen vuoden projektijohtamisen kehittämisohjelman aikana Valmet Automotivella on koulutettu yli 100 työntekijää ja varmistettu heidän osaamisensa ja kyvykkyys projektijohtamiseen. Valmet Automotive on nyt organisaatio, jossa projektijohtamisen osaaminen on nostettu uudelle tasolle ja salkussa olevien tulevien ja käynnissä olevien projektien määrä on tuplattu.
Projektijohtamisen perusasiat kuntoon
Valmet Automotivessa oli tunnistettu projektien yhteisten toimintatapojen ja työkalujen puute sekä ihmisten hajanainen osaaminen. Projektikyvykkyyden kehittämiseksi perustettiin projektitoimisto, jonka tehtävänä on huolehtia toimintaprosessin määrittelystä ja kehittämisestä sekä ihmisten kouluttamisesta. Projektitoimiston johtaja Juha Dahl lähti vuonna 2020 viemään eteenpäin projektijohtamisen kehittämisohjelmaa, jonka ulkopuolisena konsulttina ja valmentajana toimi nykyisin Educo Valmennustalon johtava konsultti ja projektijohtamisen kehittämisen ammattilainen Pasi Lehtiniemi.
”Organisaatiossa oli tarve ottaa käyttöön portfolionhallintatyökalu, joka olisi johdon tukena projektien tilanteen seuraamisessa. Kyselin Pasilta kokemuksia ja mielipidettä eri työkaluista, koska Pasi oli tuttu aiemmin tehdyistä projektinhallinnan koulutuksista. Pasi kuitenkin kysyi, että pitäisikö ensin katsoa, että perusasiat ovat kunnossa eli ovatko työskentelytavat yhdenmukaiset ja perustyövälineet kunnossa”, kertoo Juha Dahl yhteistyön alkuvaiheista.
Vaikka Valmet Automotivella oli tehty paljon onnistuneita projekteja, tieto projektien onnistumista oli levällään ympäri taloa. Ei ollut yhteisiä periaatteita, toimintatapoja tai selkeitä prosesseja. Tietoa ei myöskään ollut yhdessä paikassa.
”Lähdin luomaan PMO:n (project management office) kehittämissuunnitelmaa, johon kirjattiin kaikki asiat työkaluista koulutuksiin ja kuvattiin, miten kehitystyössä edetään. Pasin kanssa toteutimme koulutuksia ja samaan aikaan talon sisällä rakennettiin työkalupakkia, joka käsittää kaikki projektin aikaiset dokumenttipohjat. Tämän suunnitelman mukaan etenimme koko kehittämisohjelman ajan”, kertoo Juha.
Strategisen projektikyvykkyyden nostamisen ohjelma viitenä moduulina
Pasi Lehtiniemi tuli mukaan kehittämistyöhön heti alussa. Yhdessä Pasin, Juhan ja senioritason päälliköiden kanssa kartoitettiin ensin projektijohtamisen nykytilaa ja sitä, millä tavalla projektia halutaan johdettavan. Jokainen projektin osa-alue käytiin omana moduulinaan läpi ja sovittiin kaikki käytännön asiat kuntoon. Eli miten toimitaan, miten dokumentoidaan ja millaista prosessia käytetään. Vasta tämän jälkeen alkoi asioiden jalkauttaminen olemassa oleville sekä tuleville projektipäälliköille.
Itse projektijohtamisen koulutuksia oli kolmen vuoden aikana kaikkiaan neljä, lisäksi johtoryhmällä oli oma koulutuksensa. Koulutus jakautui kickoffiin ja viiteen moduuliin: projektin aloitus, käynnistäminen, toteutus, lopettaminen sekä projektisimulaatio eli loppukaronkka. Siinä vaiheessa, kun koulutusten oli määrä alkaa, elettiin vuoden 2020 alkupuolta ja covid-pandemia alkoi. Pandemiasta huolimatta asioissa oli pakko edetä ja siirtyä käyttämään erilaisia etätyövälineitä lennossa.
”Kaikki koulutukset pidettiinkin Zoomissa, joka oli kaikille uusi toimintaympäristö. Etätapaamiset toimivat kuitenkin todella hyvin ja olivat ehkä tehokkaampia kuin livetapaamiset. Osallistujilla oli vapaus osallistua koulutuksiin parhaaksi katsomastaan paikasta”, toteaa Juha.
Koulutusmoduuleissa Pasi toimi valmentajana ja fasilitaattorina tuoden ulkopuolista näkökulmaa ja huolehtien, että prosessi menee eteenpäin. Juha puolestaan huolehti talon sisäisten toimintatapojen ja työvälineiden perehdyttämisestä.
”Itseäni hämmästytti, miten sitoutunutta porukka oli, mukaan saatettiin tulla vaikka kesken kesäloman”, lisää Pasi.
Tiivistä yhteistyötä koko koulutuksen ajan
Kolmen vuoden aikana Pasi ja Juha ovat tehneet tiiviisti yhteistyötä. Koulutukset on suunniteltu yhdessä osallistujien tarpeet huomioiden. Molemmat toteavat kehittämispolun olleen yhteinen oppimismatka, jonka aikana molemmat ovat oppineet suunnattomasti.
”Yhteistyö Pasi Lehtiniemen kanssa on sujunut loistavasti. Pasi on kokenut konsultti ja valmentaja ja hän on osannut ottaa huomioon minun näkökulmani asioihin. Erityinen kiitos Pasille siitä, että hän on ollut aina saatavilla. Siitä on ollut mieletön apu, ettei ole tarvinnut miettiä yksin asioita. Tämä mitä nyt on yhdessä tehty, toimii vielä jatkossakin.”
Projektijohtamisen koulutuksen vaikutukset
Aiemmin Valmet Automotivella ei ollut selvää kokonaiskuvaa projekteista ja niiden määrästä. Projektijohtamisen kehittämisohjelman toteuttamisen jälkeen koko prosessi on selkiytynyt ja projektien määrä on lisääntynyt, koska nyt kokonaiskuva on tiedossa ja yksittäiselle projektille voidaan varmistaa sen vaatimat tekijät. Lisäksi uusia projektijohtamisen osaajia on talossa yli 100. Koulutuksella heidän kyvykkyytensä projektijohtamiseen on varmistettu, eikä osaamisen skaalautuvuuden ansiosta pullonkauloja enää tule. Projektijohtamisen osaaminen on nostettu yksilötasolta talotason osaamiseksi. Ohjelman aikana projektijohtamisen uusia kykyjä on koulutettu läpi organisaation niin tuotannossa kuin taloushallinnossakin.
”Henkilökohtaisella tasolla olen ihmisenä kehittynyt valtavasti tämän matkan aikana. Kokonaisuuksien ymmärtäminen on parantunut, ei keskitytä yksittäisiin asioihin vaan mennään eteenpäin kokonaisuus edellä”, kertoo Juha omista oivalluksistaan, joita kehittämisprojekti on tuonut.
Millä tavalla projektijohtamisen kyvykkyyttä kannattaa sitten lähteä kehittämään?
Tämän Juha kiteyttää kolmeen asiaan:
”Selvitä nykytilanne, varmista perustaso ja huolehdi, että osaaminen levitetään laajasti koko organisaatioon. Näiden asioiden jälkeen voidaan edetä työvälineiden hankintaan ja jatkokehittämiseen. Ja tarpeen tullen soitetaan tietenkin Pasille, joka projektijohtamisen kehittämisen ammattilaisena osaa kertoa miten asioita kannattaa tehdä.”
Ota yhteyttä
Ota meihin yhteyttä ja tiimimme kertoo sinulle lisää projektijohtamisesta ja sen osaamisen kehittämisestä.
"*" näyttää pakolliset kentät
