— johtamisvinkit

Johtamisvinkki osa 8: Kuuntele aktiivisesti

Oletko hyvä kuuntelija? Näin kysyn johtamisvalmennuksiini osallistuvilta. Varmemmaksi vakuudeksi teemme kuuntelutestin, laskemme pisteet ja toteamme vastauksena esittämääni kysymykseen, että osa meistä on hyviä, osa keskinkertaisia ja osa huonoja kuuntelijoita.

Onko sinulle luontaisempaa antaa neuvoja, keskeyttää toinen kysymyksilläsi, miettiä mitä aiot sanoa seuraavaksi ja kertoa paljon itsestäsi? Useimmille meistä johtajista on. Blanchard kysyi 1400 ihmiseltä, ”Mikä on suurin virhe, jonka johtajat tekevät ihmisten johtamisessa?” Vastaajista  41 % oli sitä mieltä, että se on riittämätön viestintä ja huono kuuntelu. Arvostettu äänen, puhumisen ja kuuntelun asiantuntija Julian Treasure on todennut, että käytämme 60 prosenttia ajastamme kuuntelemiseen, mutta vain 25 % tästä ajasta oikeasti kuuntelemme mitä ihmiset meille kertovat.

Huono kuuntelu lähijohtamisessa

Olet sopinut henkilökohtaisen tapaamisen esihenkilösi kanssa. Kaikki alkaa hyvin. Tuntuu, että esihenkilösi kuuntelee aktiivisesti mitä sinulla on mielenpäällä. Yhtäkkiä esihenkilösi läppäristä kuuluu tuttu kilahdus ilmoittaen uudesta sähköpostista. Se täytyy tietysti tarkistaa mitä jännää postia on saapunut. Kuuntelu jatkuu taas hyvin mutta nyt sen keskeyttää soiva puhelin. Puhelimeen pitää vastata. Siellähän voi olla vaikka joku asiakas.

Mikä on tämän esihenkilön sanaton ja todennäköisesti tahaton viesti sinulle? ”Sorry, tuolla puhelimessa ja sähköpostissa oli nyt jotain paljon tärkeämpää kuin sinä.” Kun tämä toistuu riittävän usein, luottamuksesi tähän esihenkilöön ja sitoutumisesi tavoitteisiin tai tehtäviin rapautuu.

Tai oletko kenties ollut tiimipalaverissa, jossa tiiminvetäjä puhuu, puhuu, puhuu ja puhuu –  muut ovat hiljaa. Palaverin jälkeen hän aina ihmettelee, miksi ihmiset aina ovat niin passiivisia. Pahimmassa tapauksessa hän luulee ja kuvittelee tietävänsä, mitä ihmiset ovat asioista mieltä ja miltä heistä tuntuu. Nämä ovat muutamia esimerkkejä huonosta kuuntelusta lähijohtamisessa ja sen vaikutuksista.

Kuuntelu on yksi tärkeimmistä johtamistaidoista

Hyvä ihmisten johtaminen alkaa hyvistä vuorovaikutustaidoista ja erityisesti hyvästä kuuntelusta. Kuunteleminen on yksi tehokkaimmista tavoista rakentaa toimivia suhteita ja luoda yhteyksiä muiden kanssa. Ihmisten johtamisen onnistumisen kannalta juuri suhteiden ja yhteyksien rakentaminen on se juttu.

Kuunteleminen on yksi neljästä ns. tehokkaasta johtamiskäyttäytymisestä, joihin sinun kannattaa keskittyä, mikäli kykysi käyttää erilaisia johtamistyylejä on heikko tai työntekijäsi eivät ole tyytyväisiä johtamistaitoihisi. Muut tehokkaat johtamiskäyttäytymiset ovat SMART-tavoitteiden asettaminen (johtamisvinkki 1), näyttäminen ja kertominen, miten joku asia tehdään (johtamisvinkki 2) ja Itsenäisen ongelmaratkaisun fasilitoiminen (johtamisvinkki 9). Näiden avulla kehität voimakkaimmin johdettavan osaamista ja sitoutumista.

Luo yhteyksiä kuuntelemalla

Hyvä uutinen. Kuunteleminen on taito, jota voit hyvin helposti kehittää. Voit kehittää taitoasi kuunnella aktiivisesti olemalla läsnä ja keskittymällä aidosti keskustelukumppaniisi. Tässä muutama vinkki, joita suosittelen kokeilemaan, vaikka ensin viikon verran. Arvioi sen jälkeen mitä olet oppinut ja auttaisiko aktiivinen kuuntelu jatkossakin sinua kehittymään paremmaksi johtajaksi.

1. Kuuntele enemmän kuin puhut

Vuorovaikutustilanteessa puhu korkeintaan 20 % ajasta ja anna keskustelukumppanisi täyttää loput 80 %.

2. Mieti, miksi puhut

Keskity toiseen ihmiseen, älä itseesi. Jos huomaat jaarittelevasi tai selitteleväsi, kysy itseltäsi, miksi puhun? Lopeta ja keskitä huomiosi takaisin keskustelukumppaniisi.

3. Ole läsnä

Kun kuuntelet toista kasvotusten, älä vilkuile puhelintasi tai tietokonettasi. Rauhoita mielesi ja anna keskustelukumppanillesi täysi huomiosi. Säilytä katsekontakti ja kiinnitä huomiota hänen äänensävyynsä, asentoonsa, liikkeisiinsä ja ilmeisiinsä. Etätapaamisessa tämä vaatii, että molemmilla on kamera päällä.

4. Kysy avoimia kysymyksiä

Kun kuuntelet toista, reagoi niin, että saat hänet tuntemaan olonsa kuulluksi ja arvostetuksi. Tämän voit tehdä kysymällä tarkentavia avoimia kysymyksiä. Sellaisia, jotka selventävät puheenaihetta ja syventävät ymmärrystäsi siitä, mitä toinen haluaa sanoa, ja joihin ei voi vastata kyllä tai ei. Voit myös tarvittaessa toistaa omin sanoin, mitä kuulit. Keskustelukumppanisi vahvistaa, jos ymmärsit oikein, ja kokee olonsa kuulluksi. Jos jokin meni ohi, hän voi selventää asiaa ja silti tuntea olonsa kuulluksi.

Aktiivinen kuunteleminen tekee sinusta paremman ihmisen ja johtajan

Kun kuuntelet muita aktiivisesti, sinusta tulee tarkkaavaisempi ja avaramielisempi keskustelukumppani – ja opit paljon uutta. Tämä auttaa sinua lähijohtajana luomaan psykologisesti turvallista ilmapiiriä, jossa kaikki uskaltavat ja haluavat jakaa ajatuksiaan ja ideoitaan sekä pohtia vaihtoehtoisia lähestymistapoja ja ratkaisuja eri ongelmiin. Tästä syystä teet myös parempia päätöksiä. Kun osoitat kuuntelevasi aktiivisesti, näytät työntekijöillesi, kuinka paljon arvostat heitä. Näin rakennat positiivisia suhteita ja luot aitoja yhteyksiä.

Mikä estää sinua kuuntelemasta? Mikä vaikutus kuuntelematta jättämisellä on? Mitä etuja sinulle olisi paremmasta kuuntelemisesta?

Parhaat lähijohtajat käyttävät joustavasti tilanteen vaatimalla tavalla seitsemää ohjaavaa ja seitsemää tukevaa johtamiskäyttäytymistä. Ohjaava johtamiskäyttäytyminen kehittää työntekijän osaamista ja tukeva johtamiskäyttäytyminen työntekijän sitoutumista. ”Kuunteleminen” on yksi seitsemästä tukevasta johtamiskäyttäytymisestä. Se on myös toinen tukevista tehokkaista johtamiskäyttäytymistä, jotka voimakkaimmin kehittävät johdettavan osaamista ja sitoutumista.

Jannen johtamisvinkki on blogisarja, jossa Educo Valmennustalon toimitusjohtaja, yrittäjä ja Blanchard® Global Partner Janne Annunen antaa konkreettisia johtamisvinkkejä tuloksellisen lähijohtamisen toteuttamiseen ohjaavien ja tukevien johtamiskäyttäytymisten näkökulmasta.